Como crear archivos PDF en ordenadores Mac

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Si eres usuario de Mac y necesitas crear archivos PDF para, por ejemplo, enviarlos por correo electrónico, almacenar documentos digitales o compartir información a través de uno de los archivos de uso más extendido, no es necesario que instales programas adicionales para poder crear archivos PDF desde tu ordenador.

Crear archivos PDF de forma nativa en Mac

Si no necesitas utilizar el formato PDF para uso profesional, como encapsular archivos para impresión offset o utilizar una impresora virtual que genere este tipo de archivos, el mismo sistema operativo de Apple ofrece la posibilidad de crearlos sin problemas.

Y, aunque sea un proceso más sencillo y con pocas opciones, si se utiliza correctamente, también se puede utilizar para trabajos importantes.

Antes de entrar en faena hay un par de consideraciones a tener en cuenta. Dependiendo del uso que necesitemos, es posible que tengamos que recurrir a programas más avanzados como Adobe Acrobat Pro o Wondershare PDFelement

Tamaño del archivo PDF generado

La primera cualidad de estos archivos generados de forma nativa con Mac hace referencia al tamaño del archivo obtenido.

Hay que tener presente que el tamaño del archivo resultante no se puede ajustar modificando opciones a la hora de crear archivos PDF. Todo depende de los elementos que hayamos utilizado en el trabajo original.

Si utilizamos imágenes en alta resolución y gran formato, implicará un mayor tamaño de archivo que si utilizamos esas mismas imágenes optimizadas para la función que tendrá el PDF (impresión, vista en pantalla, web, envío por email…)

Si después de crear el archivo, resulta que es muy pesado para poder enviar por correo, o supone un problema para archivarlo, podemos reducirlo significativamente a través de la aplicación «Vista previa» también incluida en el sistema Mac, como veremos más adelante.

Esta compresión puede ocasionar que las imágenes que hemos utilizado aparezcan algo borrosas al reducir drásticamente la resolución. Si queremos mantener cierta calidad en las imágenes, disponemos de otro tipo de aplicaciones online que permiten elegir entre varias opciones de compresión.

Perfil de color

Esta forma de crear archivos PDF está orientada a un uso digital, visualizar el resultado en pantalla o poder enviar los archivos por correo electrónico, no se pueden incrustar perfiles de color específicos.

Tenemos que conformarnos con el perfil de pantalla (RGB). Esto no supone ningún problema para el uso cotidiano de los archivos PDF desde nuestro ordenador. Para poder incrustar un perfil de color y usar por ejemplo colores CMYK, hay que utilizar programas más avanzados y específicos.

Proceso de creación de PDFs en Mac sin programas adicionales

Este proceso se puede utilizar desde cualquier aplicación que tengamos instalada y que permita acceder al menú de impresión, independientemente de si hay una impresora física configurada o no.

Para el ejemplo utilizaré un documento «Word» creado expresamente para este tutorial.

Convertir documendo doc en archivo PDF
Documento original a convertir en PDF

Abrir menú para imprimir

Debemos actuar como si fuéramos a imprimir el documento en una impresora normal, tengamos o no tengamos impresora física instalada. Presionamos las teclas «cmd+P» o buscamos en el menú la opción «Imprimir».

Si el programa tiene su propio sistema de impresión, hay que buscar la opción que ponga «Imprimir utilizando el cuadro de diálogo del sistema» o no podremos acceder a la pestaña para crear archivos PDF.

Esta pestaña se encuentra en la parte inferior de la ventana de impresión y, picando sobre ella se despliegan varias opciones. Nosotros elegimos «Guardar como PDF».

Opción de crear archivos como PDF
Opción de guardar como PDF

Opciones disponibles para crear archivos PDF

Al picar en «Guardar como PDF», se abrirá una nueva ventana con las opciones que podemos rellenar a la hora crear el archivo PDF.

Aunque no podemos modificar dimensiones, calidad de las imágenes, incrustar perfiles u otras propiedades que proporcionan programas profesionales, si que tenemos las más importantes

  • Nombre del archivo
  • Metadatos del archivo:
    • Título
    • Autor
    • Asunto
    • Palabras clave
  • Opciones de seguridad:
    • Contraseña para abrir el documento
    • Contraseña para copiar texto, imágenes u otro contenido
    • Contraseña para imprimir el documento

Una vez rellenados los campos que creamos oportunos, elegimos la ubicación o destino del archivo y picamos en «Guardar».

Opciones disponibles para generar el PDF en Mac
Opciones del archivo PDF

Ya hemos creado nuestro PDF, pero tenemos el inconveniente que el archivo tiene un tamaño de 5Mg, perfecto para mantener la máxima calidad, pero inapropiado para enviar por email o manejarlo con facilidad.

Tamaño del archivo PDF resultante
Tamaño del archivo PDF

Reducir tamaño de archivo PDF con «Vista Previa»

Mac tiene una aplicación todoterreno para archivos de imágenes, se llama «Vista Previa» y sirve, entre muchas cosas, para reducir el tamaño de los archivos PDF que pesan mucho.

Como indicaba más arriba, la compresión que hace es máxima y no se puede cambiar, o al menos yo no he encontrado la forma, pudiendo ocasionar que las imágenes pierdan calidad. Es importante tenerlo en cuenta si el valor del Pdf se centra en ellas.

Para abrir cualquier archivo en este programa, podemos hacerlo desde el menú del mismo programa o picando sobre el archivo que queremos reducir y eligiendo la opción «Abrir con > Vista Previa.app».

Abrir archivo PDF con "Vista previa"
Abrir archivo PDF con «Vista previa»

Guardar PDF con un tamaño de archivo reducido

Una vez que tenemos el archivo abierto en la aplicación, desde el menú superior seleccionamos «Archivo > Exportar…». Fíjate que es la opción genérica y no la que pone «Exportar como PDF…», que nos guardaría el archivo tal cual está.

En la nueva ventana que aparece tenemos varias opciones a elegir. La primera de todas es buscar en el desplegable el formato «PDF» y en después, dentro del tipo de filtro «Reducción del tamaño de archivo».

Para los que estén interesados en ajustar un poco más las opciones a la hora de crear archivos PDF, disponemos de las siguientes:

  • Crear PDF/A: Para crear archivos PDF que pueden archivarse y asegurarnos que se pueden leer, aunque pase mucho tiempo y cambien las versiones de los programas.
  • Crear PDF linearizado: Para crear archivos PDF de múltiples páginas y permitir visualizar la primera página al abrir el archivo y no esperar a que se cargue todo el contenido antes de poder verlo.
  • Encriptar: Permite añadir una contraseña para poder abrir y ver el archivo PDF.
Reducir archivos PDF con "Vista previa"
Reducir archivos PDF con «Vista previa»

Antes de picar en el botón «Guardar», nos aseguramos de cambiar el nombre del archivo para mantener el original sin cambios y seleccionamos las opciones que nos interese. Así podemos reducir el tamaño de los archivos a un tamaño bastante menor. En este caso concreto hemos pasado de los 5Mg (5000Kb) a 76Kb (un 98% menos de tamaño).

Tamaño del PDF comprimido

Comprimir archivo PDF con aplicaciones online

Si no deseamos perder tanta calidad en las imágenes, internet nos ofrece de forma gratuita la posibilidad de reducir el tamaño de los archivos creados en PDF de forma rápida y tan fácil como arrastrar y soltar.

Dependiendo de la web a la que accedamos, podemos encontrar diferentes tipos de opciones, incluso en algunos casos la posibilidad de realizar la compresión en lote de varios archivos a la vez.

Alguna de las aplicaciones que puedes utilizar y que he probado que funcionan bien son:

  • Adobe compress online: La plataforma de Adobe tiene su propio compresor online gratuito con tres opciones para elegir.
  • PDF converter: Fácil y con dos opciones de compresión donde elegir.
  • Shrink PDF: No dispone de opciones donde elegir y admite hasta 20 archivos en lote. La compresión en muy alta, pero sin llegar a los niveles del programa del ordenador.
  • I Love PDF: Ofrece tres tipos de compresión según la calidad que queramos obtener y admite archivos desde Google Drive y Dropbox.
  • Small PDF: Tras comprimir el archivo con una calidad bastante aceptable, permite realizar sobre el antes de descargarlo diferentes acciones como añadir elementos, firmarlo, colocar una contraseña o convertirlo en jpg.

Como habéis podido ver, El sistema Mac nos ofrece la posibilidad crear archivos PDF sin problemas y de forma nativa sin necesidad de instalar programas adicionales, pero si necesitas un mayor control sobre este tipo de archivos, ya sea para uso profesional o querer controlar y editar más aspectos y opciones, te recomiendo que uses un programa avanzado y más asequible que Adobe llamado PDFelements.

Juan Martín

Juan Martín

Soy el creador y autor del blog «J Solución creativa», una persona como tú que intenta ganarse la vida en internet. Intento llenar mi blog con contenido útil que pueda ayudar a quien lo necesite y conseguir, con esfuerzo, generar autoempleo y vivir de ello. Si te parece interesante puedes apuntarte a mi newsletter.

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