Configurar numeración automática correlativa en QuarkXPress

Para muchos es increíble que QuarkXPress no disponga de un sistema de numeración automática para participaciones, boletos, rifas o tickets.

Pero no es de extrañar, ya que la función de este programa, orientado a impresión y maquetación profesional, no es incluir opciones que ya se realizan de otra forma dentro del proceso de impresión, más útiles y prácticas que si añadiéramos una numeración directamente en el diseño.

Creando un sistema de numeración correlativa

Al no existir una función de este tipo, hay que ingeniárselas para conseguir un resultado más o menos óptimo con las opciones que trae el programa.

Si estás pensando en llevar el trabajo o diseño realizado a una imprenta, olvídate de lo que voy a contar, ya que gastarás una energía innecesaria por algo que las imprentas están acostumbrada a realizar con normalidad.

Tú sólo crea un único diseño de lo que quieres y luego indica a la imprenta el número total que necesitas, se encargarán de todo con la ayuda de lo que llaman flujo de trabajo, un sistema semiautomático que te ahorrará muchos dolores de cabeza.

Por el contrario, si quieres imprimir en casa unas cuantas papeletas para tu negocio, rifa del colegio, asociación o cualquier cosa en la que necesites numerar algo, te mostraré a continuación cuál es el proceso que sigo yo.

Diseño para añadir numeración automática

No voy a detenerme en este punto demasiado, cada diseño o maqueta del talonario, ticket, boleto, entrada... es personal y pueden ser muy diferentes y a gusto del cliente, pero marcaré unas pautas generales.

Si vamos a llevar el trabajo a imprenta, podemos crear el diseño directamente en una página, pues no necesitamos replicarlo nada más que una vez.

Pero si has leído hasta aquí, es porque quieres saber cómo se imprime en una impresora normal, y para eso tienes que editar la maqueta y trabajar sobre ella.

En este tipo de numeración y trabajo, suele colocarse la numeración por duplicado, en la parte que se queda el interesado y en lo que llamamos matriz, que sería como un resguardo para verificar, entre otras cosas, su autenticidad.

Otros elementos imprescindibles serían la fecha y un pequeño texto con las condiciones del sorteo y que se sortea, normas a seguir o información útil para lo que se va a utilizar ese proyecto.

Es importante también añadir una referencia de la empresa, local, agrupación o asociación a la que hace referencia.

Elegir el tamaño de impresión

Para no caer en el error de elegir un tamaño que luego tendremos que modificar o ajustar, hay que conocer cómo imprime y qué tamaños admite la impresora que vamos a utilizar.

Como ejemplo voy a suponer que quiero imprimir 6 numeraciones en cada página de un tamaño Din-A4 (210x297mm), descontando los márgenes que deja la impresora de unos 5mm por cada lado, voy a crear un diseño de 140x60mm que luego montaré en formato horizontal.

Nosotros no vamos a montar la maqueta de esta forma, sólo diseñaremos uno que luego replicaremos en tantas páginas como necesitemos. Esto es sólo para conocer el tamaño del proyecto.

Crear diseño en la maqueta del proyecto

Vamos a la parte práctica, creamos un nuevo proyecto con las medidas que hemos estipulado.

Editamos la maqueta y colocamos y ajustamos nuestro diseño, dejando los huecos donde irá la numeración automática.

Añadir variable de la numeración automática

Para crear la numeración automática vamos a utilizar la opción de paginación automática combinada con la configuración de las secciones de las páginas, de esta forma conseguiremos crear una numeración de cuatro cifras, con ceros a la izquierda incluidos.

Configurar paginación automática

Sin salir todavía de la edición de la maqueta, creamos una caja de texto del tamaño del hueco donde hemos decidido colocar la numeración automática.

Con la caja de texto preparada para escribir, nos dirigimos al menú superior "Utilidades > Variable de contenido > Número de la página actual", o si preferimos atajos de teclado presionamos cmd+3 en Mac o ctrl+3 en Windows.

Deberán aparecer unos símbolos como estos "<#>", que se transformarán en el número de página cuando accedamos a las páginas del proyecto, recordad que estamos trabajando en la maqueta.

Como si fuera un texto normal, podemos asignar a estos símbolos la tipografía que queramos, así como adaptarlos al tamaño y formato que necesitemos.

Tenemos que hacer este proceso en todos los huecos donde irá la numeración automática correlativa, o configurar uno y hacer un corta-pega para duplicarlo.

Ahora podemos ir a la página y ver el resultado, como sólo tenemos una sólo veremos el número "1".

Configurar secciones de las páginas

Vamos a poner estos números más parecidos a los que podemos ver en cualquier papeleta.

Primero añadimos tantas páginas como números necesitemos picando en el menú superior "Página > Insertar". Si vamos a realizar 1000 papeletas añadimos 999, ya que la primera ya la tenemos, y las colocamos al final de la maquetación.

Al ser 1000 papeletas, podemos añadir varios ceros delante del número para indicar cuántas cifras contiene la numeración, así del 1 al 9 pondremos tres ceros, del 10 al 99 dos ceros, del 100 al 999 un cero y para el 1000 lo eliminamos.

Esto lo podemos hacer marcando secciones entre las páginas.

Con la página 1 marcada en el panel de la maquetación nos dirigimos a "Página > Sección" y ponemos los siguiente:

• Comienzo de la sección: Lo marcamos
• Nombre: 1-9
• Prefijo: 000
• Número: 1
• Formato: 1, 2, 3, 4

Ya tenemos una numeración correlativa en toda regla, pero si nos fijamos, cuando cambia del 9 al 10, encontramos cinco cifras, el número y los tres ceros, esto pasa también al cambiar al 100 y al 1000.

La solución es añadir una nueva sección en cada cambio, nos colocamos en la página 10 del panel de maquetación y añadimos una nueva sección, cambiando el nombre de referencia a "10-99", el prefijo a "00" y en el número ponemos "10".

Para los números de tres cifras nos colocamos en la página 100 del panel de maquetación y cambiamos el nombre de referencia a "100-999", el prefijo a "0" y en el número ponemos "100".

Para el último número que es el 1000, hacemos lo mismo, pero en prefijo no ponemos nada y en el número ponemos "1000".

Apenas se tarda unos minutos en crear una numeración automática correlativa y ya lo tendríamos listo para imprimir.

Imprimir varios números a la vez

Si colocamos en la impresora papel del tamaño del documento sólo tenemos que empezar la producción imprimiendo directamente desde Quark, pero si queremos aprovechar el tamaño de un Din-A4, tenemos que exportar primero el trabajo a PDF.

Abrimos el documento con Adobe Acrobat Reader, que es gratuito y lo podemos descargar sin problemas desde la página oficial.

Al picar en imprimir desde Acrobat, seleccionamos la impresora y en la opción "Múltiple".

Como desde un principio el proyecto está pensado para ser impreso 6 boletos o participaciones en cada folio Din-A4, elijo 2 columnas y 3 filas en formato horizontal.

Dependiendo del diseño, podemos delimitar cada participación numerada (o boleto o lo que tengáis pensado hacer) con un recuadro marcando la casilla correspondiente a la hora de imprimir.

Como veis siempre se puede encontrar alguna solución a cualquier problema, sólo hay que echarle imaginación. Aunque este método no sirva para todos los casos puede que nos saque de un apuro en algún momento dado.