La papelería básica, compuesta por cartas, sobres y tarjetas, puede que en ocasiones se quede muy "básica", por lo que tenemos que completarla con piezas adicionales de una papelería complementaria que podamos usar en situaciones más especiales.
Papelería complementaria
Las cartas de la papelería básica podemos reutilizarlas para generar facturas, albaranes o notas de entrega, pero si estas las generamos con programas informáticos, que tienen los espacios a rellenar ya definidos, puede que no se ajusten bien o que necesite de elementos extra de diseño.
Aún se usan impresoras matriciales y papel continuo para estos temas en algunas empresas, este tipo de impresoras permite realizar diversas copias de un documento al producirse la impresión por impacto sobre un papel autocopiativo.
Con las impresoras láser o de chorro de tinta tendríamos que realizar varias impresiones para poder tener varias copias iguales.
También es muy común la utilización de otras piezas personalizadas como los tarjetones, cabeceras de fax o cualquier otra que necesite ser diferente o tenga que cubrir un hueco que la papelería básica no hace, como pueden ser las carpetas o las carátulas de CD/DVD.
En este artículo voy a mostrar sólo unas pocas piezas ya que, dependiendo las necesidades de cada uno o la función que desempeñe la empresa, podrán necesitar esta u otras, pero queda marcada la línea de cómo deben realizarse.
Elementos de la papelería complementaria
Tarjetón
Cuando necesitamos realizar algún comunicado, hacer algún apunte, pasar alguna encuesta, dar alguna información puntual, mensajes cortos por escrito..., por ejemplo el nombre de un medicamento por parte de un médico, la fecha de una reunión, etc. Todo esto se puede apuntar en un trozo de papel o hacerlo más elegante sobre un tarjetón.
El tamaño del tarjetón puede variar según los gustos, pero este no debe ser mayor de la mitad de un folio y que pueda entrar en un sobre americano o C5. Lo ideal es que tenga un tamaño que pueda servir para los dos sobres, en caso de necesitar cualquiera de ellos.
Al ser un medio de comunicación personal, no es necesario incluir datos personales, como mucho el nombre y el cargo para tener una referencia de quien lo escribe.
Una vez que sabemos los elementos gráficos que tiene que contener, se procede a incluirlo en el manual de la papelería complementaria con sus medidas, tipografías y características.
Contrato
Muchas empresas o negocios necesitan formalizar las transacciones que se producen entre las dos partes.
Para asegurarse que se van a cumplir los acuerdos a los que se llegue, se puede hacer de mutuo acuerdo confiando en el buen hacer de las personas o firmar un contrato en el que queden reflejados los aspectos más importantes.
Puede parecer que al presentar un contrato se está dudando de la integridad o credibilidad de la empresa o persona que requiere nuestros servicios, pero tendría que ser al revés, que la persona que requiera nuestros servicios no quiera obligarnos a que cumplamos con nuestra labor, ahí es cuando hay que dudar del cliente, ya que puede hacernos perder mucho tiempo en desarrollar un proyecto para luego echarse atrás, con lo que salimos perdiendo nosotros.
El contrato protege a las dos partes y obliga a cumplir unos términos a ambos, al cliente como contratador y pagador y al contratado a cumplir con lo establecido.
Estos contratos para proyectos concretos, aunque son una mera formalidad entre ambas partes, pueden llegar a estar protegidos por la ley en caso de no llegar a un acuerdo si se rompen los términos.
Esta pieza de la papelería entra dentro de las específicas dependiendo de la labor que se desempeñe.
Un ejemplo muy acertado sería el de un abogado, siempre que se requiere sus servicios se dice "vamos a contratar un abogado", en cambio un frutero no necesita un contrato para vender la fruta a sus clientes.
Al ser una pieza compleja en su elaboración, en el manual puede reflejarse de una forma simbólica, representando cómo podría ser y los campos que debería tener.
Habría que indicar algunas de las propiedades más importantes y que no se pueden obviar, como si va por duplicado o triplicado, las tintas que usa, las tipografías, si se requiere alguna forma de pago, incluir un presupuesto aprobado, el número de contrato realizado o las cláusulas a cumplir por ambos lados.
Cabecera Fax
Aunque parezca que los fax se están quedando de lado frente a las nuevas tecnologías, como los e-mails o los mensajes directos a través de distintas plataformas en internet, hay personas y empresas pequeñas que siguen utilizándolo.
Puede ser por que resulta más económico que un ordenador o porque no llegue cobertura de internet en el lugar donde se encuentran, como algunos pueblos pequeños hoy en día.
La utilización del fax, junto con el teléfono, es en muchas ocasiones suficiente para llevar un negocio.
El fax permite realizar una copia del documento que enviamos al instante en el lugar de destino donde queremos mandarlo, siempre que se disponga de un sistema de recepción de fax.
Si disponemos de este sistema de comunicación, debemos utilizarlo correctamente, no a manejarlo técnicamente, si no a utilizarlo correctamente.
Podemos enviar cualquier tipo de documento, pero lo más lógico siempre es enviar una cabecera con información relativa al envío que se está haciendo, igual que un e-mail tiene por defecto quien lo envía, la hora y fecha y el destinatario, en los fax hay que hacer lo mismo. Para eso se formalizan unas hojas con esa información llamadas cabeceras de fax.
Si queremos tener una imagen correcta, debemos tener nuestra propia cabecera de fax persobalizada, y como no, incluirla en el manual de identidad corporativa entre la papelería complementaria.
Facturas
Las personas, empresas o negocios, ya sean profesionales o comerciantes, tienen la obligación de emitir las facturas correspondientes por las transacciones que realizan, o en su defecto un documento equivalente, teniendo que conservar al menos una copia de la mismas.
Las facturas son sustituidas en muchas ocasiones por tickets en muchos establecimientos, tan válidos como si fueran facturas, siempre que incorporen la fecha, razón social, precio, impuestos o retenciones pertinentes, una numeración de factura, identificación fiscal como el NIF o el CIF (en algunas ocasiones este dato no es necesario) y el detalle de los productos que se han vendido o los servicios prestados.
Si no eres un comerciante con una caja registradora que emite tickets o tienes un datáfono, necesitarás incluir una factura al manual de identidad de tu negocio.
Existe algún software de facturación que te hace este trabajo, pero se puede configurar para que tenga la imagen que reproduzcas en el manual, o lo más parecido posible.
Albaranes o Notas de entrega
Los albaranes son muy parecidos a las facturas pudiendo llegar a confundirse, pero existe una diferencia muy grande. Mientras que las facturas son unos documentos ha realizar tras una venta o haber prestado un servicio y en el que hay que detallar aspectos muy específicos como los impuestos o datos fiscales, los albaranes son una simple notificación de una transacción comercial, una reseña de que la mercancía o el producto ha llegado a su destino, pero esto no significa que no sean importantes.
Son muy utilizados por las compañías de transporte con sus albaranes de entrega para comprobar que lo que han transportado y entregado es lo que aparece en el.
Aunque no es necesario que aparezcan los impuestos o las retenciones, que si es obligatorio que aparezcan en las facturas, es necesario la fecha y un número correlativo para llevar un seguimiento de lo que se vende o se compra. Se pueden utilizar para llevar la cuenta del stock que se tiene o hay que reponer por parte del vendedor, y el comprador se asegura con el albarán o nota de entrega que lo que recibe o compra es exactamente lo que hay en el albarán.
Hay que añadir un apartado en el que se pueda firmar con el nombre y el DNI de la persona que lo recibe, para poder reclamar en caso de haber algún problema.
Los albaranes, como las facturas, pueden estar configuradas dentro de un programa informático, si nos da la opción de poder configurarlo, podremos seguir una línea gráfica corporativa y mantener la imagen que queremos en cada momento.
Carpeta
Las carpetas sirven para proteger los documentos y tenerlos organizados, podemos utilizarlas de forma interna para archivar papeles o utilizarlas a modo de difusión de nuestra imagen para entregar en su interior algún presupuesto, albarán, factura o documento que nos soliciten.
La principal función es proteger los papeles que vayan en su interior de elementos externos y mantenerlos en perfecto estado para que sean utilizados correctamente para el propósito para el que se hayan creado.
Pueden realizarse multitud de tipos de carpetas, dependiendo de para que se utilicen, el tamaño de papeles que vayan a contener, con un pequeño lomo o sin el, con solapas para proteger más los documentos, sin solapas, con cortes para incluir tarjetas, etc.
Si vamos a utilizar una simple carpeta, consistente en un papel de alto gramaje o cartulina doblado a la mitad, con realizar una personalización de la portada y contraportada será suficiente.
Si por el contrario queremos que incluya una solapa, tendremos que pensar si la queremos pegada como un añadido más a la carpeta, o si necesitamos crear un troquel, con sus hendidos y cortes correspondientes, para que la carpeta sea una con la solapa.
Podemos tratar en el manual de identidad corporativa varias carpetas por separado o partir de una carpeta más simple a la que vamos añadiendo más apartados especificando sus variaciones. Tendremos que indicar el tamaño de la carpeta abierta e indicar unas pequeñas directrices. Si dispone de solapa, también tendremos que especificar sus medidas.
Normalmente este tipo de piezas deben ir prediseñadas y guardadas en algún tipo de dispositivo para su utilización.
Identificación
Muchas empresas, sobre todo las grandes con un número de trabajadores o personal numeroso, necesitan de algo que las identifique, estas tarjetas pueden servir para indicar el departamento al que pertenece la persona que lo lleva, si es una persona que está visitando el lugar o simplemente para saber con quien estamos hablando o a quién tenemos que dirigirnos.
También pueden servir para justificar una asistencia a una reunión privada o a un certamen multitudinario donde debemos identificarnos para poder asistir.
Este elemento permite muchas variaciones, y al intentar comunicar una mera información personal, el tema de la personalización pasa a segundo lugar, quedando el espacio reservado más importante a los datos de la persona, los cuales deben de ser lo más claro posible eliminando elementos que pudieran entorpecer su lectura. Podría ir acompañado de una fotografía si fuera necesario.
Si queremos establecer un patrón para esta pieza, hay que describirla indicando las medidas y elementos que la componen, intentando que estos sean los mínimos posibles y dejando un espacio amplio y despejado para el motivo principal, que es identificar a la persona que lo lleve.
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